En esta unidad se muestran los aspectos fundamentales que deben tomarse en consideración para realizar la adecuada planificación de los proyectos.
Estudios realizados en la industria muestran que el éxito o fracaso de los proyectos dependen en mayor medida de la calidad con la que éstos se hayan planificado.
Generalmente, los equipos de proyectos en la industria, le han otorgado mayor importancia a la etapa de ejecución, lo que ha ocasionado que se le preste menor atención y esfuerzo a la etapa de planificación, que es a través de la que se podrán definir las tareas, su duración, los recursos y especificaciones, que si bien no son apropiadamente detallados podrán ocasionar retrasos en plazo o incurrir en gastos futuros a yo la previsto, durante la ejecución del proyecto.
2.1 ESTRUCTURA DE DESCOMPOSICIÓN DEL PROYECTO (EDP) O (WBS)
Estructura de descomposición del proyecto (EDP) o “Work Breakdown Structure” (WBS); es una división natural del proyecto para llegar al producto o productos finales con la finalidad de:
• Identificar y definir el trabajo a desarrollar.
• Identificar los centros responsables de estos trabajos.
• Concretar la estructura que contempla desde los objetivos estratégicos hasta la base divisible de los mismos, mediante la integración de la organización, planificación y control de los trabajos que se desarrollan.
¿Por qué debemos desarrollar una estructura de descomposición del proyecto (EDP)?
Es el método para definir las actividades del proyecto, el cuál ha sido utilizado por muchos autores en forma extensa y que ha resistido la prueba del tiempo. Ésta implica, visualizar el proyecto jerárquicamente en metas, objetivos, actividades y paquetes de trabajo. La EDP facilita las actividades de planificación, programación, presupuesto y control al director y a su equipo de proyecto.
¿Cuáles son las características satisfactorias de una estructura de descomposición del proyecto?
• Tener la certeza que se han identificado todas las actividades necesarias para alcanzar de manera satisfactoria, los objetivos del proyecto.
• Es necesario examinar en primer lugar las características de las actividades que constituyen la EDP.
• Una actividad bien definida tiene las siguientes características:
Su estado y su conclusión se miden con facilidad.
Posee un evento inicial y un final bien definido.
Es familiar (pueden haberse realizado antes) y el tiempo para completarla, así como sus costes, pueden estimarse fácilmente a partir de experiencias previas.
Comprende asignaciones de trabajo que son administrables, medibles, integrables e independientes de otras actividades.
Deberá constituir normalmente una corriente continua de principio a fin.
En el caso de otras actividades que podrían incluirse en el proyecto, tómese en consideración lo siguiente:
• Programación de la entrega de materiales.
Estrategias del Project Management
• Actividades de subcontratistas que podrían tener un impacto sobre las actividades del proyecto.
• Disponibilidad de equipo.
• Formación y disponibilidad de personal.
Pasos para construir una estructura de descomposición del proyecto (EDP)
No existen reglas específicas para la creación de la EDP, no obstante, es un proceso que se ha empleado con éxito.
Pasos:
• Divida el proyecto en sus objetivos principales de manera tal que el proyecto quede claramente definido por ellos.
• Fragmente cada objetivo en las actividades que son necesarias para alcanzarlo.
• En el caso de las actividades que carezcan de una o más características, divídalas en las subactividades que las componen.
• Repita el paso anterior hasta que todas las actividades posean las características deseadas.
• Las subactividades de más bajo nivel en la jerarquía constituirán la base de los paquetes de trabajo que deberán realizarse para completar el proyecto.
Características de la EDP:
• Se detalla en forma jerarquizada todo el trabajo a realizar, hasta el nivel de tarea.
• Muestra la organización interna del proyecto (responsabilidades y dependencias).
• Muestra las fechas de inicio y finalización, los recursos y los responsables de cada tarea.
• El desglose a nivel de tarea facilita la estimación, programación y control del proyecto.
• Las actividades y recursos se codifican para facilitar el control y preparación de reportes.
• La forma de dividir el trabajo depende del tipo de proyecto, pudiendo ser por etapas, disciplinas, funciones, componentes, zonas geográficas, etc.
• La cantidad depende de la complejidad del proyecto (recomendable entre 4 y 6 niveles).
• Un elevado número de niveles da origen a la creación de subproyectos.
• Un excesivo número de niveles dificulta el sistema de control.
• Lo ideal es que cada especialista programe en detalle no más de 2 a 3 niveles.
El uso de la estructura de descomposición del proyecto EDP es valiosa en el proceso de planificación y en la ejecución inicial. Su mayor ventaja consiste en ofrecer una imagen global, aunque detallada, del proyecto.
De esta manera, constituye el fundamento para la planificación de plazos, costes y ejecución, así como para el control y la elaboración de informes. Conforme avanza el proyecto, la EDP se utilizará para generar una representación de red del proyecto. Siendo esta red la principal herramienta de control que empleará el director de proyecto para comparar el avance planificado respecto al avance real y para decidir los cambios que se seguirán como resultado de esa evaluación.
Habrá proyectos para los que una representación de red de una EDP pueda parecer demasiado difícil de generar; en tales casos, el proyecto puede descomponerse; por ejemplo, por unidades funcionales de negocios, por localización geográfica, por departamentos, de acuerdo a las habilidades requeridas o con base en la disponibilidad de equipo o material.
